Informativa per i clienti

(“Informativa”)

Versione “00” maggio 2020

 

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Titolare del trattamento

Retail Capital S.r.l. (“Società”), i cui dati sono disponibili nel footer dei siti web aziendali www.retailcapital.it, www.cotirtw.com e www.unyli.com si impegna a proteggere i dati personali in conformità (a) al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (“GDPR”) nonché (b) alla normativa nazionale italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali (“Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati”), in qualità di titolare del trattamento (“Titolare”).

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Ambito di applicazione

L’Informativa si applica al trattamento di dati effettuato dal Titolare:

  • avvalendosi dell’attività dei Reseller che: (i) hanno formalizzato l’accordo di collaborazione commerciale con la Società; (ii) rivendono i prodotti commercializzati dalla Società (“Prodotti”) presso i relativi punti vendita utilizzando il network e il sistema di vendita della Società (“Network”); (iii) rilasciano le fidelity card ai clienti finali e caricano sul gestionale messo a disposizione da quest’ultima (“Gestionale”) i dati personali dei clienti finali; 
  • mediante il sito www.unyli.com (“Sito”) e la relativa piattaforma eCommerce (“Piattaforma”) con i quali la Società: (i) vende on line i Prodotti presenti sul catalogo virtuale con consegna mediante corriere all’indirizzo indicato dai clienti e (ii) fornisce il servizio “Personal Shopper” ai propri clienti, i quali selezionano i Prodotti desiderati dal catalogo virtuale e richiedono che il Personal Shopper – una persona fisica specificamente autorizzata dalla Società – si rechi presso il domicilio indicato per consentire la prova dei Prodotti scelti e fornire consigli sull’acquisto. Anche i Personal Shopper possono rilasciare la fidelity card ai clienti. 
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Interessati al trattamento, ruolo dei Reseller e dei Personal Shopper 

L’Informativa è destinata ai clienti-consumatori finali (di seguito “Clienti” o “Interessati”) che acquistano i Prodotti presso i punti vendita dei Reseller e/o dalla Piattaforma. 

I Reseller sono designati responsabili del trattamento dal Titolare mediante specifico accordo e in esecuzione di specifiche obbligazioni contrattuali: 

  • forniscono l’Informativa agli Interessati per conto della Società;
  • raccolgono e trasmettono alla Società i dati personali dei Clienti utilizzando le fidelity card e il Gestionale e si occupano della raccolta dei relativi consensi.

I Personal Shopper sono soggetti specificamente autorizzati al trattamento da parte del Titolare e nello svolgimento del loro incarico:

  • sono vincolati alla massima riservatezza dei dati personali dei Clienti che trattano nell’ambito dell’erogazione del relativo servizio;
  • possono rilasciare su richiesta le fidelity card ai Clienti e raccolgono il relativo consenso.
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Autorizzati interni del trattamento 

In generale, la riservatezza dei dati personali dei Clienti è assicurata dalle istruzioni e autorizzazioni fornite dalla Società al proprio personale dipendente e ai propri collaboratori, specificamente istruiti e autorizzati a trattare i dati nei limiti delle proprie mansioni e competenze nonché dei propri incarichi.

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Responsabili esterni / destinatari del trattamento

I dati personali dei Clienti possono essere comunicati a responsabili esterni che effettuano trattamenti in relazione agli accordi intercorsi con la Società. I responsabili del trattamento appartengono alle seguenti categorie:

  • fornitori di software, CRM, applicativi ed hardware e relativa assistenza/manutenzione e gestione;
  • consulenti contabili e fiscali;
  • istituti di credito; 
  • consulenti legali;
  • corrieri e società di trasporto;
  • fornitori di servizi di marketing;
  • agenzie di comunicazione.

Inoltre i dati possono essere comunicati a soggetti terzi che agiscono quali autonomi titolari del trattamento, quali:

  • autorità pubbliche;
  • enti e organismi di certificazione;
  • soggetti a cui la comunicazione è obbligatoria per legge.

La Società – eventualmente anche per mezzo del Reseller – fornisce informazioni specifiche in merito ai responsabili e ai destinatari su richiesta degli Interessati.

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Trattamento dei dati di navigazione

Le informazioni relative al trattamento dei dati personali dei navigatori, raccolti e trattati dalla Società mediante l’utilizzo di cookies durante la navigazione sul Sito e sui siti web aziendali, sono pubblicate su ciascun sito nella “Cookie Policy”, alla quale si rinvia. 

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Categorie di dati personali trattati, finalità e relativa base giuridica



Di seguito, nel rispetto del principio di trasparenza del trattamento nonché di minimizzazione dei dati (articolo 5.1. lettere a. e c. GDPR), si elencano: le finalità specifiche del trattamento (principio di limitazione della finalità, articolo 5.1.b. GDPR); le categorie di dati personali trattati, con indicazione della relativa base giuridica (principio di liceità, articolo 5.1.a. GDPR) e dei rispettivi tempi di conservazione dei dati (principio di limitazione della conservazione articolo 5.1.e. GDPR):

 

finalità

dati personali

base giuridica

tempi di conservazione

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fidelizzazione: rilascio di fidelity card in formato analogico o digitale mediante la Piattaforma – emesse dalla Società su richiesta del Cliente – mediante: (i) l’attività dei Reseller; (ii) il servizio Personal Shopper; (iii) l’utilizzo da parte del Cliente della Piattaforma e la relativa registrazione. Il rilascio della fidelity card prevede l’identificazione e la registrazione (cartacea o digitale) del Cliente al fine di offrirgli sconti e promozioni; 

  • dati anagrafici (nome, cognome) 
  • recapiti digitali, fisici e telefonici 
  • volume di acquisto presso i punti vendita

il trattamento è necessario per eseguire obbligazioni di natura precontrattuale e contrattuale (articolo 6.1.b. GDPR) conseguenti alla richiesta del Cliente di ottenere la fidelity card 

i dati sono trattati – in formato elettronico mediante la Piattaforma, i sistemi e il Gestionale della Società – per tutta la durata del rapporto di fidelizzazione, pertanto, la volontà del Cliente o del Titolare di cessare il rapporto contrattuale e la restituzione della fidelity card determinano l’esaurimento della presente finalità e, di conseguenza, del relativo trattamento. Cessato il rapporto, i dati personali saranno cancellati dalla Società, fatta salva l’eventuale conservazione in forma anonima per finalità statistiche. È fatta salva l’eventuale conservazione di alcuni dati per obblighi di legge (dati contabili e di fatturazione) o per esigenze difensive.

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Profilazione: analisi dei dati di consumo e relativi agli acquisti effettuati dai Clienti titolari di fidelity card al fine di migliorare il servizio, accrescere le vendite, soddisfare le esigenze dei Clienti e programmare e l’attività promozionale; 

  • dati anagrafici (nome, cognome)
  • recapiti digitali, fisici e telefonici
  • sesso e data di nascita
  • prodotti acquistati, abitudini e preferenze di consumo (ad esempio, storico-acquisti e liste desideri)

il trattamento è basato sul consenso espresso del Cliente (articolo 6.1.a. GDPR), raccolto presso il punto vendita dal Reseller, on line mediante la Piattaforma o presso il proprio domicilio dal Personal Shopper

i dati sono trattati dal Titolare finché non è revocato il consenso da parte degli Interessati e, in ogni caso, non oltre un anno (12 mesi) dalla prima raccolta del consenso, salvo che, allo scadere dell’anno, il Titolare ottenga un nuovo consenso alla conservazione dei dati per un ulteriore anno e così via per ogni anno a scadere. La raccolta dei consensi successivi al primo avviene previa comunicazione dell’informativa agli Interessati e, se necessario, a seguito di una valutazione di impatto da parte del Titolare. È fatta salva l’eventuale conservazione di alcuni dati per obblighi di legge (dati contabili e di fatturazione) o per esigenze difensive.

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marketing diretto: sconti e campagne promozionali (anche personalizzati sulla base delle attività d profilazione) e invio di newsletter ai Clienti;

  • dati anagrafici (nome, cognome)
  • recapiti digitali, fisici e telefonici

il trattamento è basato sul consenso espresso del Cliente (articolo 6.1.a. GDPR), raccolto presso il punto vendita dal Reseller per i Clienti 

i dati sono trattati dal Titolare finché non è revocato il consenso da parte degli Interessati e, in ogni caso, non oltre due anni (24 mesi) dalla prima raccolta del consenso, salvo che, allo scadere del biennio, il Titolare ottenga un nuovo consenso alla conservazione dei dati per un ulteriore biennio e così via per ogni biennio a scadere. La raccolta dei consensi successivi al primo avviene previa comunicazione dell’informativa agli Interessati e, se necessario, a seguito di una valutazione di impatto da parte del Titolare. È fatta salva l’eventuale conservazione di alcuni dati per obblighi di legge (dati contabili e di fatturazione) o per esigenze difensive.

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soft spam: invio di email di natura commerciale relative alle categorie di Prodotti già acquistati da Clienti che hanno effettuato gli ordini mediante la Piattaforma con consegna mediante corriere

  • indirizzo di posta elettronica del Cliente rilasciato con la registrazione sulla Piattaforma

il trattamento è basato sul legittimo interesse del titolare a informare il Cliente delle promozioni e delle offerte relative alle categorie di Prodotti già acquistate (articolo 6.1.f. GDPR)

gli indirizzi di posta elettronica forniti dai Clienti al momento della registrazione sulla Piattaforma possono essere utilizzati dal titolare per finalità di soft spam finché il Cliente non si oppone all’invio delle email comunicandolo al Titolare che interrompe immediatamente il trattamento

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comunicazione al Titolare dei dati dei Clienti da parte dei Reseller e, se richiesto, dei Personal Shopper, mediante inserimento sul Gestionale o altre modalità di comunicazione gestite e fornite dal Titolare; 

  • dati anagrafici (nome, cognome)
  • numero della fidelity card associato al Cliente
  • volume di acquisto globale effettuato dal cliente

il trattamento è necessario per eseguire le obbligazioni contrattuali (articolo 6.1.b. GDPR) conseguenti al rilascio della fidelity card a favore del Cliente che la richiede

i dati trasmessi dai Reseller e dai Personal Shopper non sono conservati da questi ultimi, essendo la comunicazione dovuta esclusivamente nel rispetto degli accordi contrattuali in essere con la Società. La conservazione di tali dati da parte della Società avviene in conformità alla lettera A. della tabella. 

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utilizzo della Piattaforma: (i) registrazione del Cliente sulla Piattaforma ai fini dell’erogazione del servizio di vendita online con consegna mediante corriere o tramite il Personal Shopper; (ii) elaborazione dell’ordine e spedizione dei Prodotti; 

  • dati anagrafici (nome, cognome)
  • recapiti digitali, fisici e telefonici
  • dati di pagamento e spedizione

il trattamento è necessario per dare corso alle richieste di natura precontrattuale dei Clienti e per eseguire le obbligazioni contrattuali derivanti dagli ordini dei Prodotti effettuati tramite la Piattaforma e dalla conseguente consegna mediante corriere (articolo 6.1.b. GDPR) 

i dati sono trattati – in formato elettronico mediante la Piattaforma, i sistemi e il Gestionale della Società – per tutta la durata del rapporto contrattuale con la Società, alla cessazione del quale, i dati del Cliente memorizzati nella Piattaforma sono cancellati, fatta salva l’eventuale conservazione di alcuni dati per obblighi di legge (dati contabili e di fatturazione) o per esigenze difensive.

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richiesta del servizio Personal Shopper: comunicazione dei dati dei Clienti ai Personal Shopper al fine di consentire a questi ultimi di recarsi presso il domicilio indicato dai Clienti e erogare il servizio; 

  • dati anagrafici (nome, cognome)
  • recapiti digitali, fisici e telefonici

il trattamento è necessario per dare corso alle richieste di natura precontrattuale dei Clienti e per eseguire le obbligazioni contrattuali derivanti dalla richiesta di erogazione del servizio Personal Shopper (articolo 6.1.b. GDPR)

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identificazione diretta dei Clienti che richiedono il servizio Personal Shopper mediante caricamento sulla Piattaforma della foto/scansione della propria carta di identità o documento equivalente (ad esempio, patente di guida e passaporto), per finalità di sicurezza e incolumità dei Personal Shopper che si recano presso il domicilio indicato dai Clienti 

  • tutti i dati contenuti nei documenti di identità caricati dal Cliente, quali: nome, cognome, data e luogo di nascita, immagine/fotografia, domicilio/residenza

il trattamento è fondato sul legittimo interesse del Titolare e dei Personal Shopper (articolo 6.1.f. GDPR) a, rispettivamente, tutelare e vedere tutelata la propria sicurezza e incolumità, conoscendo l’identità del Cliente prima che il Personal Shopper si rechi presso il domicilio dal primo indicato

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gestione contabile delle vendite, dei dati di fatturazione al fine di adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale in materia fiscale e tributaria 

  • dati di pagamento e relativi agli acquisti effettuati
  • dati di fatturazione

Il trattamento è basato su obblighi di legge gravanti sul titolare (articolo 6.1.c. GDPR)

i dati sono conservati per dieci anni dall’ultima registrazione (scritture contabili) o dall’emissione (fatture), in conformità all’articolo 2220 del Codice Civile. 

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Facoltatività/obbligatorietà del conferimento dei dati

Esclusi i casi in cui il trattamento è subordinato al consenso degli Interessati, la cui revoca non comporta l’impossibilità per il Clienti di acquistare i Prodotti dai Reseller, mediante la Piattaforma o di richiedere il servizio Personal Shopper, il conferimento dei dati personali da parte degli Interessati per i trattamenti che hanno una base giuridica diversa dal consenso è necessario per consentire alla Società di adempiere alle proprie obbligazioni contrattuali e di legge, pertanto, l’eventuale rifiuto degli Interessati di fornire i dati richiesti per le relative finalità comporta l’impossibilità per la Società di erogare i servizi richiesti. Nei casi in cui il trattamento è fondato sul legittimo interesse del Titolare o di terzi, gli Interessati possono opporsi al trattamento secondo quanto di seguito previsto.

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Raccolta e revoca del consenso

La raccolta del consenso dei Clienti mediante modulo cartaceo – per le corrispondenti finalità di trattamento sopra descritte – è affidata dalla Società ai Reseller e ai Personal Shopper, i quali si impegnano a conservare e trasmettere su richiesta i moduli sottoscritti dai Clienti. In formato digitale, il consenso è espresso dai Clienti mediante azione positiva (spunta di check box o clic su tasto virtuale) sul Sito o sulla Piattaforma. La revoca del consenso (cartaceo o digitale) può avvenire in ogni momento da parte degli Interessati e può essere indirizzata direttamente ai recapiti della Società così come ai Reseller e ai Personal Shopper, i quali lo comunicheranno tempestivamente alla Società che si attiverà per dare corso alle attività conseguenti alla revoca. In ogni caso, la revoca comporterà la cessazione del trattamento, dell’invio di qualsiasi comunicazione e la cancellazione dei dati da sistemi, banche dati, liste e dal Gestionale della Società secondo le modalità e i tempi indicati nell’ultima colonna della tabella. 

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Diritto di opposizione 

Con le medesime modalità sopra previste, gli Interessati possono opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che li riguardano, ove la relativa base giuridica sia costituita dal legittimo interesse della Società, ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’articolo 21 del GDPR.

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Trasferimento dei dati all’estero

Attualmente non è previsto il trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). Qualora dovesse verificarsi il trasferimento in paesi extra SEE, questo avverrà, in ogni caso, previa verifica della conformità alle disposizioni contenute agli articoli 44 e ss. del GDPR e preventiva comunicazione relativamente al paese terzo di destinazione dei dati e al meccanismo di salvaguardia in base alle disposizioni del GDPR.

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Diritti

Gli Interessati possono rivolgersi alla Società o ad eventuali responsabili esterni – compresi i Reseller – per esercitare i diritti previsti dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati in quanto applicabili e dal GDPR (articoli 15 e ss.), e, in particolare, per accedere ai propri dati personali, chiederne la rettifica e l’aggiornamento o la cancellazione, limitazioni, come pure richiederne la portabilità, inviando una comunicazione ai recapiti della Società sopra indicati.

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Reclamo

Ciascun Interessato che ritenga che il trattamento dei dati che lo riguardano sia in violazione del GDPR, conformemente a quanto stabilito dall’articolo 77 del GDPR, può presentare reclamo a un’autorità di controllo in cui l’Interessato risiede abitualmente o lavora ovvero ad un’autorità di controllo ove si è verificata la presunta violazione dei dati. 

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Aggiornamenti e revisioni

La Società si riserva il diritto di modificare e/o aggiornare l’Informativa, tenuto anche conto delle eventuali e successive integrazioni e/o modifiche della disciplina nazionale e/o dell’Unione Europea in materia di protezione dei dati personali o per effetto di eventuali ulteriori finalità del trattamento dei dati. Per questa ragione l’Informativa è pubblicata con il numero identificativo progressivo e il mese di pubblicazione, a partire dalla versione “00”. Le nuove versioni dell’Informativa sostituiranno le precedenti e saranno valide, efficaci ed applicate dalla data di pubblicazione sui siti web aziendali ovvero dalla data di comunicazione agli Interessati.